Excel 那些需要熟练掌握而你不会的技能

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望月按:在我们日常生活和工作中,Excel 的实用程度丝毫不亚于 Word 和 PPT,但 Excel 的技巧,或许是我们掌握得最少的。本文来源于知乎。

日常生活

一、排版篇

给他人发送excel前,请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置,例如Home位置(A1),例如结论sheet,长表尽量将位置定位到最顶端

有必要的时候请冻结首行,没必要但可追究的内容,可以隐藏处理

行标题、列标题加粗,适当处理文字颜色、填充颜色,利人利己

占用空间比较小的表格,可以放置在左上角,但留空A列和1行,并给表格加上合适的框线,观感很不错哦~

同类型数据的行高、列宽、字体、字号,求你尽量一致,非要逼死强迫症吗!

定义好比较标准的格式,例如百分比预留几位小数,手机号的列宽设置足够,时间显示尽量本土化…

不要设置其他电脑没有的字体,除非这个表格就在这一台电脑使用…

二、操作篇

Alt+Enter在表格内换行,楼上有提到

Ctrl+Shift+上/下,选择该列所有数据,当然加上左右可选择多列

Ctrl+上/下,跳至表格最下方

Ctrl+C/V,不仅仅复制表格内容,也可以复制格式和公式!

Ctrl + Shift + < > 直接调整字体大小,不要上去一个个尝试啦~

Ctrl+F/H的查找、替换,点击“选项”,可以替换某种格式等等,另一片天地有木有!

查找和替换

F4,对,你没看错,就是F4!重复上一步操作,比如,插入行、设置格式等等频繁的操作,F4简直逆天!

~ 比如输入网址的时候,一般输入完会自动变为超链接,在网址前输入“~”就解决咯

复制,选择性粘贴里面有几个非常好用的——仅值,转置(个人推荐用transpose公式)

转置

公式里面切换绝对引用,直接点选目标,按F4轮流切换,例如A1,$A$1,$A1,A$1

三、公式篇

if、countif、sumif、countifs、sumifs,这几个一起学,必学算是~

定位类型的函数:MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起学吧,简单但异常实用

四舍五入个人偏好用round函数,举个简单例子,一列数据,2.04、2.03并求和,显示保留1位小数,你会在界面上看到2.0、2.0,求和却是4.1,表格打印出来会比较让人难理解。

Vlookup函数,这个不多说了,神器

text,例如19880110 text(A1,”0-00-00″),转为1988-01-10,用法很多

weekday,让你做时间计划表什么的时候,把日期转为“星期X”

colume(目标单元格),返回目标单元格所在列数,有时候真的很好用…

transpose(目标区域),神奇的转置,把行变成列,把列变成行…

&,可在目标单元格后面增加某些字符,偶尔用(我这种强迫患者用的是concatenate公式,我特么有病!)

平均

数组,虽然复杂,但是有的公式配上数组简直爽爆

多百度,例如曾经碰到一个难题,把X分X秒,转为X秒,例如172分52秒,百度半天得到的公式:=IF( IFERROR( FIND( “分”, $E2 ), 0) < 0, LEFT( $E2, FIND( “分”, $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( “分”,$E2 ) + 1, FIND( “秒”, $E2 ) - FIND( “分”, $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( “秒”, $E2 ) - 1 ) * 1 ) 度娘很厉害的

四、图表篇

不同的场景请用不同的图,转个非常精髓的图:

图表

数据透析表、数据透析图,嗯嗯,推荐的人太多了…

图表设计——布局,灵活运用好多类数据时的“次坐标轴

选择数据——右键——更改图标类型,灵活在一张表上结合起来柱状图和折线图

标题

SmartArt也是一大神器,我终于不用在Ai或者PPT上作图再粘过来了…

五、技巧篇

数据——分列,将列内的数据拆分成多列,比如“XXX省XXX市”,拆成省、市两列,“XX小时XX分钟”拆成时、分两列,可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分,非常多的场景会使用到,请优先学会…

分列

如果你不是靠excel吃饭,请不用那么geek,而是学会excel的逻辑——配合简单的公式、排序、替换、if等全局操作能得出的结果,不一定非要用一个长公式然后下拉,举例:

如何将无规律的一列上下翻转?

——创建一列,标上1、2、3……,下拉,以该列为主排序,改升序为降序,扩展目标列,得到结果,之后可以删掉创建的辅助排序列

如何目标区域的每一行数据下面插入一条空行?

——创建一列,标上1、2、3……,下拉,下面空白行标上1.5、2.5、3.5……下拉,同理排序~Tada~

条件格式——突出显示单元格规则,里面的“重复值”,在实时录入和检查标记时很实用

在条件允许的情况下,升级到office 2013吧,excel 2013比2010好到爆啊!比如选择一个区域,右下角小标“快速分析”自动生成数据条、色阶、柱形图、汇总图、透视表、折线图等等啊,秒中出啊有木有!(诶,好像哪里不对的样子)

格式

六、其它篇

不会写宏没关系,要懂得怎么使用别人的宏(自行百度“excel宏大全”吧~),怎么保存xlsm,怎么录制宏。当你把机械化的一套操作通过录制宏实现,并用xlsm配合auto_open自动操作,眼看表格自动化操作,在两秒内给你返回原来每天固定要做十几分钟的数据分析结果时,那个鸡皮疙瘩(蔡健雅腔调…)

有时间推荐泡泡excel的论坛,excelhome什么的,神人太多了….

非常推荐给初学者、中阶以及“中介”的视频:文库课程,哪怕前几个视频,看标题简单到爆,但中间真的有很多操作上的亮点不为普通人自学所知~

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